| MEETING e CONGRESSI |
Scelta e allestimento della
location
- Sopralluoghi, verifica spazi e disponibilità, scelta e
predisposizione audiovisivi e impianti tecnici, pulizia,
segnaletica, piante e fiori.
- Selezione del personale di assistenza (hostess e
steward di segreteria e di sala, standisti,
guardarobiere, tecnici, interpreti, facchini, fotografi,
security, ecc..).
- Allestimento zona espositiva.
Predisposizione, realizzazione
e diffusione del materiale promozionale
- Studio dell'immagine coordinata dell'evento, revisione
e correzione bozze, verifica in fase di stampa.
- Pagina Internet dedicata, pagine pubblicitarie,
cartellette e/o kit congressuali, cartellonistica.
- Ricerca e preparazione mailing, imbustamento,
affrancatura e spedizione inviti.
- Scelta e personalizzazione blocchi, penne, badge e
portabadge, gadgets vari.
- Supporti multimediali e postazioni elettroniche,
televotazioni interattive, videoconferenze e
allestimento internet point.
 Ristorazione, intrattenimento e
ospitalità
- Catering per coffee-break, tea-break, pranzi di
lavoro, cocktail di apertura e di chiusura, cena di
gala.
- Servizio navetta hotel/centro congressi, transfer per
eventi sociali, transfer relatori e ospiti.
- Rimborso spese di viaggio di relatori e ospiti.
- Programma sociale per accompagnatori.
- Intrattenimenti vari, esibizioni, balli, discorsi,
ecc…
- Consulenza per scelta e confezione omaggi
Servizi di segreteria
pre-congressuale
- Definizione tipologia dell'evento, target e obiettivi.
- Contatti con relatori, moderatori e partecipanti.
- Richieste patrocini e disbrigo formalità con autorità.
- Chiamata e raccolta abstracts, comunicazione
accettazione, impaginazione e revisione editing.
- Ufficio stampa e rapporti con i media.
- Assicurazione, permessi e licenze, SIAE ed eventuali
altre procedure burocratiche.
Coordinamento in fase di
svolgimento dell'evento
Servizi di segreteria
post-congressuale
- Verifica gradimento e apprendimento dei partecipanti,
predisposizione kit di chiusura con materiale
distribuito, rassegna stampa, elenchi definitivi ospiti,
partecipanti, sponsor.
Servizi di segreteria
amministrativa
- Formulazione, stesura e controllo del budget
preventivo e consuntivo, registrazione entrate e uscite,
controllo e pagamento fatture, incasso quote di
iscrizione e relativa fatturazione. |
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